بنا بر ماده 8 قانون مقررات صادرات و واردات ، ثبت سفارش مجوزی برای ورود کالا می باشد که کلیه وارد کنندگان اعم از دولتی و غیر دولتی بایستی قبل از ورود کالا از وزارت صنعت ، معدن و تجارت اخذ نمایند .

ذکر این نکته حائز اهمیت است که پروسه ترخیص کالا ، پروسه ای کاملا گروهی بوده که کارگزار گمرکی از ابتدای خرید خارجی تا تخلیه کالا در انبار صاحب کالا بایستی در کنار او و از روند کار مطلع باشد ، بدین منظور بهتر است که ثبت سفارش توسط شخص کارگزار و یا حداقل با هماهنگی او صورت پذیرد زیرا که به هنگام اظهار کالا در گمرک ، مطابقت اظهار و ثبت سفارش بسیار مهم بوده به نحوی که اشتباه در این پروسه ، اتلاف وقت و هزینه ی گزافی را برای صاحب کالا در پی خواهد داشت .